Dossier d'admission en EHPAD : les pièces à réunir et les étapes, dans l'ordre

Mis à jour le 15 octobre 2026 par l’équipe Place des Aînés, sous la responsabilité de Yanis BELHAJ, fondateur.

Pour demander une place en EHPAD (établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes, la maison de retraite médicalisée), vous remplissez un dossier unique, le même partout en France. Il comprend un volet administratif rempli par la personne ou l’un de ses proches, un volet médical rempli par un médecin, et des photocopies de pièces d’identité, de ressources et de situation. Ce formulaire officiel (Cerfa n° 14732*03) est photocopié pour chaque établissement visé, et son dépôt inscrit la personne sur une liste d’attente sans valoir admission.

Le résumé en 2 minutes

• Le dossier de demande d’entrée en maison de retraite est unique : un volet administratif et un volet médical, avec des données sur l’autonomie renseignées par le médecin.
• Les pièces demandées sont des photocopies : identité, livret de famille, couverture santé, retraite, avis d’imposition, et si elles existent, les notifications d’aides ou la décision de protection juridique.
• Il est préférable de déposer plusieurs demandes en même temps : le dossier se photocopie.
• Déposer le dossier ne vaut pas admission : il inscrit la personne sur la liste d’attente de chaque établissement.
• Le responsable de l’établissement prononce l’admission après l’avis du médecin coordonnateur. Un contrat de séjour est conclu avec l’établissement, dans les délais décrits à l’étape 8.

Le dossier unique : un volet administratif et un volet médical

Tous les EHPAD utilisent le même formulaire officiel (Cerfa n° 14732*03). Il sert aussi pour l’hébergement temporaire, l’accueil de jour et les petites unités de vie (de petits EHPAD de moins de 25 places).

Le volet administratif. Il est rempli par la personne âgée ou par un proche habilité : famille, personne de confiance, travailleur social, personne chargée de la protection juridique. Il recueille l’état civil, le contexte de la demande, la date d’entrée souhaitée, les aides envisagées et la personne à contacter. Il est signé par le demandeur ou par son représentant légal. Qui peut signer une admission est expliqué dans l’article sur le consentement à l’entrée en maison de retraite.

Le volet médical. Il est rempli, daté et signé par le médecin traitant ou par un autre médecin. Il est remis sous pli confidentiel au médecin coordonnateur de l’établissement, qui donne son avis sur la demande en fonction des possibilités d’accueil.

Les données sur l’autonomie. Elles figurent dans le volet médical : déplacement, toilette, habillage, alimentation, orientation, comportement. Le médecin les renseigne.

Il demande aussi le numéro de sécurité sociale, le numéro d’allocataire CAF et les coordonnées du médecin traitant. Place des Aînés vous accompagne dans cette préparation : notre page dossier administratif propose une liste à cocher, et une personne de l’équipe peut reprendre avec vous les pièces à réunir, étape par étape.

Les pièces à réunir : qui les fournit, où les obtenir

Le formulaire officiel demande la photocopie de chaque pièce.

• Carte nationale d’identité ou passeport Qui la fournit : La personne concernée. Où l’obtenir : Déjà en sa possession, en photocopie
• Livret de famille Qui la fournit : La personne ou sa famille. Où l’obtenir : Papiers de famille ; en cas de perte, second livret à la mairie du lieu de résidence
• Carte de séjour, pour les personnes étrangères Qui la fournit : La personne concernée. Où l’obtenir : Déjà en sa possession, en photocopie
• Attestation de carte Vitale (droits à l’assurance maladie) Qui la fournit : La personne ou la famille. Où l’obtenir : Compte ameli, rubrique « Mes démarches », ou accueil de la caisse d’assurance maladie
• Mutuelle (complémentaire santé) Qui la fournit : La personne ou la famille. Où l’obtenir : Auprès de la mutuelle : carte ou attestation en cours
• Justificatifs du montant de la retraite Qui la fournit : La personne ou la famille. Où l’obtenir : Caisses de retraite : attestations de paiement
• Dernier avis d’imposition ou de non-imposition Qui la fournit : La personne ou la famille. Où l’obtenir : Espace Finances publiques de la personne, onglet « Documents »
• Notification du droit à l’aide sociale, le cas échéant Qui la fournit : La personne ou la famille. Où l’obtenir : Conseil départemental
• Notification de l’APA (allocation personnalisée d’autonomie), le cas échéant Qui la fournit : La personne ou la famille. Où l’obtenir : Conseil départemental
• Décision de protection juridique (tutelle, curatelle ou autre mesure), le cas échéant Qui la fournit : La personne chargée de la protection. Où l’obtenir : Papiers de la mesure ; à défaut, renseignements au greffe du tribunal qui a prononcé la mesure
• Volet médical Qui la fournit : Le médecin traitant ou un autre médecin. Où l’obtenir : Rendez-vous de consultation, document remis sous pli confidentiel

Le dossier demande la notification de l’APA établissement pour un hébergement permanent, celle de l’APA à domicile pour un accueil temporaire. Après acceptation, la direction peut demander des pièces complémentaires : demandez à l’établissement la liste de ce qu’il attend.

Les étapes, dans l’ordre

1. Réfléchir à plusieurs lieux. Précisez les besoins : autonomie de la personne, soins spécialisés, éloignement acceptable pour les proches. Si la personne est hospitalisée, l’équipe médicale et l’assistant social de l’hôpital peuvent être contactés. Notre page de recherche permet de comparer des établissements d’Île-de-France, et l’équipe prépare une sélection avec vous.

2. Se renseigner sur les aides. L’APA, l’aide au logement (APL ou ALS) et l’aide sociale à l’hébergement (ASH, versée seulement dans certains établissements) se cumulent. Le conseil départemental, celui de la personne ou celui de l’établissement s’il est dans un autre département, renseigne sur l’habilitation à l’aide sociale, les tarifs et l’APA. Notre simulateur de budget aide à situer le coût d’un séjour.

3. Visiter. Prenez rendez-vous avec chaque établissement et venez, si possible, avec la personne concernée. Ce qu’il faut regarder figure dans l’article visite d’une maison de retraite : les questions à poser sur place.

Pour en parler avec une personne de l’équipe Place des Aînés avant de déposer vos dossiers, décrivez votre situation sur notre formulaire famille.

4. Constituer le dossier. Remplissez le volet administratif, rassemblez les photocopies, et confiez le volet médical au médecin.

5. Déposer la demande, de préférence dans plusieurs établissements. Chaque établissement reçoit une photocopie du dossier par courrier, de préférence en lettre recommandée avec avis de réception, et le volet médical part sous pli confidentiel à l’attention du médecin coordonnateur. Une personne de Place des Aînés peut reprendre avec vous les pièces à joindre à chaque dossier, et vous gardez la décision finale.

6. Patienter sur la liste d’attente. À la réception du dossier et des pièces, l’établissement enregistre la demande, et l’inscrit sur sa liste d’attente s’il en a une. Pour savoir où en est la demande, adressez-vous directement à chaque établissement.

7. Répondre à la proposition. Dès qu’une place se libère, la direction prend contact avec la personne âgée. Le responsable de l’établissement prononce l’admission après avoir recueilli l’avis du médecin coordonnateur et s’être assuré de la capacité de l’établissement à accompagner la personne dans de bonnes conditions. La personne peut refuser, par exemple si elle a trouvé une autre place. Pensez à prévenir les autres établissements où elle est inscrite.

8. Signer le contrat de séjour. Il fixe les conditions du séjour, les prix et les prestations. Selon l’établissement, cette étape se situe avant ou après l’emménagement. La page officielle consacrée au contrat de séjour indique qu’il est remis au plus tard dans les 15 jours qui suivent l’admission et signé dans le mois qui suit l’admission. Selon Service-public, dans un EHPAD habilité à l’aide sociale (autorisé à accueillir des bénéficiaires de l’aide sociale), le calendrier est le même ; dans les autres EHPAD, le contrat est signé avant l’admission. Demandez à l’établissement à quel moment il vous remet le contrat. Un droit de rétractation s’exerce par écrit dans les 15 jours après la signature.

9. Emménager. Un état des lieux de la chambre est signé à l’arrivée. Le personnel n’est pas censé aider à emménager : prévoyez l’aide de vos proches pour les meubles et objets personnels.

À l’entrée : dépôt de garantie et caution

L’établissement peut demander un dépôt de garantie. Il ne peut pas dépasser le tarif mensuel d’hébergement et se restitue dans les 30 jours qui suivent le départ, déduction faite d’une éventuelle somme due.

Certains établissements demandent aussi aux obligés alimentaires (enfants, petits-enfants, gendres et belles-filles) de signer un acte de caution solidaire. D’après la page officielle consacrée aux garanties demandées à l’entrée, cet acte permet à l’établissement de s’adresser directement à celui qui l’a signé dès la première facture impayée, sans passer par le résident. Le refus de signer est possible, mais il peut motiver un refus d’admission dans un EHPAD non habilité à l’aide sociale. Avant de signer un tel acte, renseignez-vous auprès d’un avocat ou d’un notaire.

Questions fréquentes

Qui remplit le dossier d’admission en maison de retraite ?

La personne âgée ou un proche habilité (famille, personne de confiance, travailleur social, personne chargée de la protection juridique) remplit le volet administratif, signé par le demandeur ou son représentant légal. Un médecin remplit le volet médical.

Le dossier suffit-il pour obtenir une place en EHPAD ?

Non. Le dossier inscrit la personne sur la liste d’attente des établissements choisis. Le responsable de chacun prononce l’admission lorsqu’une place se libère, après l’avis du médecin coordonnateur.

Peut-on déposer un dossier dans plusieurs maisons de retraite ?

Oui, et la page officielle indique qu’il est préférable de faire plusieurs demandes en même temps. Le dossier se remplit en un seul exemplaire et chaque établissement reçoit une photocopie.

Que faire si la personne est sous tutelle ou curatelle ?

Le volet administratif est signé par le demandeur ou par son représentant légal, et la photocopie de la décision de protection est jointe au dossier. Pour savoir qui signe quoi dans votre cas, adressez-vous à la personne chargée de la mesure.

Comment Place des Aînés peut-il aider à préparer le dossier ?

Notre page dossier administratif propose une liste à cocher pour repérer ce qui est prêt et ce qu’il reste à rassembler. Pour être accompagné, décrivez votre situation sur le formulaire famille ou appelez le 07 83 59 98 25 : une personne de l’équipe reprend avec vous les pièces à réunir, étape par étape. Le dossier est rempli par la personne concernée ou un proche habilité, et le volet médical reste celui du médecin.

Sources

Pages consultées le 12/10/2026.

• Portail national pour les personnes âgées, « Comment faire une demande d’admission en EHPAD ? », page mise à jour le 15/01/2025.
• Portail national pour les personnes âgées, « Fiche pratique : trouver un EHPAD et demande d’admission » (mise à jour du 29/01/2026), « Le contrat de séjour en EHPAD » (mise à jour du 21/11/2024), « Quelles garanties demandées pour entrer en EHPAD ? » (mise à jour du 21/11/2024) et « L’entrée en maison de retraite, les premiers jours » (mise à jour du 03/12/2024).
• Service-Public, « Éhpad : établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes », page vérifiée le 1er janvier 2026.
• Service-Public, formulaire « Dossier de demande unique en vue d’une admission temporaire ou permanente en EHPAD », Cerfa n° 14732*03 (article D. 312-155-0 du code de l’action sociale et des familles).
• Service-Public, « Comment obtenir un second livret de famille en cas de perte, vol ou détérioration ? », page vérifiée le 08/10/2026.
• Assurance Maladie, « Comment obtenir son attestation de droits à l’Assurance Maladie ? » (actualité du 23/10/2025).
• Direction générale des Finances publiques, « J’ai perdu mon avis d’impôt sur le revenu, puis-je en obtenir une copie ? ».
• Info Retraite, « Mes attestations de paiement retraite ».
• ministère de la Justice, « Comment obtenir la copie d’une décision de justice civile (jugement, arrêt) ? » (mise à jour du 14/11/2025).

Contact : 07 83 59 98 25, ou décrivez votre situation sur notre formulaire famille.

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